Организация работы менеджера - страница 05
- Подробности
- Категория: Организация работы менеджера
Обсуждение вопросов деловых встреч заканчивается принятием решений, которые фиксируются в протоколе. Опыт показывает, что если по результатам, например, совещания не выдано какой-либо директивный документ, если контроль выполнения решений налажено плохо, необходимость в ней возникнет снова.
7.6.4. Организация приема посетителей
На приемах посетителей руководитель имеет возможность получать ценную информацию о самих посетителей и о состоянии дел на тех участках, где они работают. Кроме того, прием посетителей по личным вопросам отражает выполнение руководителем социальной роли организации или предприятия, которую он олицетворяет.
При решении вопросов организации приема необходимо помнить одно важное правило: время посетителя не менее ценный, чем работника аппарата управления. Соблюдению этого правила способствуют:
- установление определенных дней и часов приема посетителей по служебным и личным вопросам;
- информирования посетителей.
Прием по служебным вопросам следует установить в течение всей рабочей недели в определенные часы, например, после обеда. Время для приема по личным вопросам лучше определять по дням недели, разделив эти обязанности между заместителями. Делать это лучше также во второй половине дня.
В совершенствовании практики приема посетителей важную роль играет их информационное обслуживание. Посетители должны четко знать, к кому они должны обращаться по определенным вопросам, иметь соответствующую информацию о ходе производства, его перспективы, собственные возможности роста и т.д.. Эту и другую информацию аналогичного содержания они должны получать из объявлений, стенных газет, приказов и т. д. Тогда отпадет необходимость в посещении ими руководителей по этим вопросам.
Сама беседа во время приема будет результативной, если руководитель до прихода посетителей ознакомится с сутью дела, создаст непринужденную атмосферу в ее процессе, проявлять заинтересованность в ходе разговора, не будет спешить с выводами.
Менеджмент указывает на использование руководителем таких советов во время приема:
- создайте с самого начала встречи условия, которые побуждали к продолжительной беседы;
- уточните тему разговора перед ее началом;
- задавайте вопросы в такой форме, чтобы они не выводили из равновесия собеседника;
- предоставляйте возможность высказаться всем участникам беседы;
- сформулируйте результаты беседы в присутствии собеседника. Умение вести беседу является одной из важнейших деловых качеств современного руководителя.